eAktenverzeichnis und ePagina
Zwei Wegbereiter für die eAkte
Digitalisierung der Justizverwaltung
Im Rahmen der Einführung der elektronischen Aktenführung in der Strafjustiz entwickelt das HIS-Programm eine Systematik zur strukturierten Aktenablage und automatischen Paginierung, um die manuelle Erstellung von Aktenverzeichnissen und Seitenzahlen abzulösen. Ziel ist es, Verfahrensleitungen und Kanzleien durch eine klare Aktenstruktur und eindeutige Seitenreferenzierung zu entlasten. Das Konzept kann mit geringem Aufwand von Software-Anbietern integriert werden und berücksichtigt die föderalen Unterschiede in der Aktenführung. Es ist flexibel auf verschiedene Justizorgane und Behörden anwendbar.
Vision
Wegbereiter der eAkte
Die eAktenstruktur und ePagina sind Vorreiter für die künftige elektronische Akte (eAkte), auch bekannt als eJustizakte im Rahmen von Justitia 4.0, und haben bereits das Interesse vieler Marktteilnehmer geweckt. Wann die ersten Softwareanbieter die Methode in ihre Produkte integrieren, hängt von der Nachfrage der Nutzer und Auftraggeber ab.
Vorhaben
Paradigmenwechsel in der Justizverwaltung
Der Übergang zur elektronischen Aktenführung und zum elektronischen Rechtsverkehr markiert für viele Behörden einen tiefgreifenden Paradigmenwechsel. Dieser Wandel wird durch den Einsatz modernster Technologien und die Einführung entsprechender Rechtsgrundlagen auf Bundes- und Kantonsebene vorangetrieben. Ziel ist es, analoge Prozesse durch effizientere digitale Abläufe zu ersetzen und die Verwaltung von Dossiers zu erleichtern. Besonders betroffen sind die in die Dossierarbeit eingebundenen Akteurinnen, während auch nachgelagerte Behörden und Verfahrensbeteiligte von den Vorteilen profitieren werden.
Methodik
Flexible Verwaltung und anpassbare Paginierungslayouts
Die Methodik zur Aktenablage setzt auf Metadaten, die eine digitale und hybride Aktenführung ermöglichen. Sie ist sowohl für elektronische als auch physische Dokumente geeignet. Durch die Kombination aus Behördenkennzahl, Aktennummer und Aktenstücknummer lässt sich ein Identifikator für externe Referenzen erstellen. Ergänzende Informationen wie Aktenordnung und Titel unterstützen die klare Strukturierung und Möglichkeit für die Referenzierung innerhalb und ausserhalb einer Behörde.
Die Behörde kann das Layout der ePagina individuell festlegen, um spezifische Anforderungen zu erfüllen. Diese Flexibilität ermöglicht eine einheitliche und rechtssichere Paginierung auf kantonaler und Bundesebene. Die Art und Weise der Aktenführung kann weiterhin durch die jeweilige Behörde bestimmt werden.
Hier sind einige Beispiele für ePagina-Layouts:
Ausblick
ePagina-Layouts und offene Fragen
Unsere flexible und aktenunabhängige Systematik bietet grosses Potenzial, erfordert jedoch eine praktische Erprobung. Eine GUID-basierte Versionsverwaltung könnte den Umgang mit gesiegelten PDF/A-Dokumenten erleichtern und ermöglicht eine zentrale, unabhängige Aktenverwaltung im Kontext von Justitia 4.0.
Zukünftig wird zu klären sein, wo elektronische Akten gespeichert werden: Verschiebt die Strafverfolgungsbehörde im Fall einer Anklage die Akte ans Gericht oder erstellt sie eine Kopie? Welche Rolle spielt dabei eine zentrale Austauschplattform?
Für Anbieter schafft die Konzeption eine einheitliche Anforderung für alle Behörden und fördert den Ausbau der elektronischen Aktenführung hin zum verpflichtenden digitalen Rechtsverkehr.
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