Konzepte

So stark wie die Wurzeln eines Baumes
– für Ihren nachhaltigen Erfolg.

Wegweiser in die digitale Zukunft

In einer Welt, die sich ständig weiterentwickelt, ist es unerlässlich, dass Behörden und Unternehmen nicht nur Schritt halten, sondern auch die Führung übernehmen. Die Ehrenreich AG hat sich zur Aufgabe gemacht, an der Spitze der digitalen Revolution zu stehen, insbesondere im Bereich der Justiz. Unsere Expertise in der digitalen und hybriden Aktenführung soll es Behörden, Anwendern und Softwareanbietern ermöglichen, den Übergang zu einer effizienteren und transparenteren Arbeitsweise zu meistern.

Digitalisierung im Justizbereich – Eine neue Ära der Effizienz

Die Digitalisierung hat das Potenzial, den Justizbereich grundlegend zu verändern. Wir bei der Ehrenreich AG sind stolz darauf, innovative Konzepte und Lösungen zu entwickeln, die nicht nur die digitale Aktenführung optimieren, sondern auch einen nahtlosen Übergang zur digitalen Welt ermöglichen. Unsere Konzepte sind das Ergebnis intensiver Forschung und enger Zusammenarbeit mit Fachleuten aus der Justiz und der IT-Branche. Wir verstehen die Herausforderungen, die mit der Digitalisierung einhergehen, und bieten massgeschneiderte Konzeptionen und Services, die auf die spezifischen Bedürfnisse unserer Kunden und der Anwender der Zukunft zugeschnitten sind.

Hybride Aktenführung – Der Brückenschlag zwischen Tradition und Innovation

Die hybride Aktenführung ist ein Kernstück unserer Arbeit. Sie repräsentiert den Brückenschlag zwischen der bewährten Tradition der Papierakten und der Effizienz digitaler Systeme und berücksichtigt die zukünftigen gesetzlichen Anforderungen. Unsere Konzepte erleichtern diesen Übergang, indem sie eine flexible und sichere Umgebung schaffen, in der Daten und Dokumente verwaltet werden können. Dieser Ansatz ermöglicht es Behörden und Unternehmen, die Vorteile der Digitalisierung zu nutzen, ohne die Vertrautheit und Zuverlässigkeit der physischen Dokumentation aufzugeben.

Unser Engagement für Ihre digitale Transformation

Mit der Ehrenreich AG steht Ihnen ein kompetenter Partner zur Seite. Wir begleiten Sie auf jedem Schritt Ihres digitalen Weges und stellen sicher, dass Sie bestens für die Herausforderungen und Chancen der Zukunft gerüstet sind. Unsere Konzepte sind ein Versprechen für Innovation, Qualität und Nachhaltigkeit. Wenn Sie Fragen haben oder weitere Informationen benötigen, zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren. Unser Team steht Ihnen jederzeit gerne zur Verfügung, um Ihre individuellen Anforderungen zu besprechen und die beste Lösung für Sie zu finden.

eAktenverzeichnis und ePagina – Zwei Wegbereiter für die eAkte

Im digitalen Zeitalter der Justizverwaltung beschäftigt sich das HIS-Programm, dem Auftraggeber dieses Konzepten, mit der Aktenführung durch innovative Strukturierung und effiziente Paginierung. Die gesetzlichen Rahmenbedingungen bieten Spielraum für individuelle Interpretationen, und so haben sich in den Kantonen und auf Bundesebene unterschiedliche Praktiken etabliert.

Mit Blick auf die Zukunft und im Vorfeld der Einführung von Justitia 4.0 ist es unser Ziel, die oft manuell geführten Aktenverzeichnisse und Pagina durch ein softwaregestütztes Verfahren zu ersetzen. Dies soll die Arbeitslast der Sachbearbeiter und Kanzleien spürbar reduzieren. Zu diesem Zweck haben wir eine Methodik für eine strukturierte Aktenablage entwickelt, die insbesondere die Paginierung berücksichtigt. Diese Methodik wurde in Zusammenarbeit mit föderalen Behörden konzipiert und soll später nahtlos in bestehende Systeme integriert werden können.

Um dieses Ziel zeitnah zu erreichen, ist es entscheidend, die aktuellen Praktiken der Aktenstrukturierung und Paginierung in den verschiedenen Behörden zu verstehen und bestehende Lösungen zu analysieren. Die entwickelte Methodik ermöglicht durch den Einsatz von Metadaten eine flexible Arbeitsweise, die unabhängig von der eigentlichen Aktenführung ist. Sie ist auch für physische Dokumente geeignet und unterstützt somit eine hybride Aktenführung.

Das Herzstück der Methodik bildet die Kombination aus Metadaten, die integraler Bestandteil einer Akte sind. Mit einer eindeutigen Behördenkennzahl, Aktennummer und Aktenstücknummer lässt sich ein Identifikator für externe Referenzen erstellen. Diese Identifikation kann um fachliche und strukturelle Informationen wie Aktenordnung oder Titel eines Aktenstücks erweitert werden.

Entscheidend ist, dass die aktenführende Behörde die Darstellung der ePagina festlegt. Hier sind einige Beispiele für ePagina-Layouts:

Was steht noch aus?

Es muss geklärt werden, wie mit elektronischen Dokumenten umgegangen wird, die als PDF/A vorliegen oder von externen Parteien eingereicht wurden. Wie soll die Methodik mit Dokumenten verfahren, die bereits paginiert sind? Die Spezifikation der Methodik wird den Marktteilnehmern übergeben, damit sie diese kurz- oder mittelfristig in ihre Systeme integrieren können. Es ist auch möglich, dass die Methodik als eigenständige App bereitgestellt wird. Die Ergebnisse dieser Arbeit werden in die Arbeitsgruppen von Justitia 4.0 einfliessen.

Die eAktenstruktur und ePagina sind Pioniere für die zukünftige eAkte, auch bekannt als eJustizakte im Rahmen von Justitia 4.0, und haben bereits grosses Interesse bei den Marktteilnehmern geweckt. Wann die ersten Softwareanbieter diese Methodik in ihre Produkte implementieren werden, ist noch offen und hängt von der Nachfrage der Nutzer und Auftraggeber ab.

Konzept zur Anwendung der Mitteilungsverordnungen

Im Auftrag von HIS wurde eine innovative Strategie zur Anwendung der Mitteilungsverordnungen entwickelt, die als Fundament für zukünftige Softwareintegrationen dient, gängige Fehler eliminiert und die Arbeitslast der Sachbearbeiter reduziert. Dieses Konzept zielt darauf ab, die Effizienz zu steigern und die Rechtssicherheit zu verbessern.

Strafverfolgungsbehörden und Gerichte sind verpflichtet, ihre Entscheidungen gemäss strafprozessualen Richtlinien an verschiedene Empfänger zu übermitteln, insbesondere an die beteiligten Parteien. Zusätzlich gibt es rechtliche Anforderungen, diese Entscheidungen auch anderen Behörden mitzuteilen, um ihnen die Erfüllung ihrer gesetzlichen Pflichten zu ermöglichen und ihnen die Möglichkeit zu geben, gegen kantonale Entscheidungen Rechtsmittel einzulegen.

Fehlerquellen eliminieren

Das vorgestellte Konzept verdeutlicht, wie auf Basis eines umfassenden Regelwerks relevante Empfänger identifiziert und sensible Personendaten berücksichtigt werden können. Es gewährleistet, dass auch nach der Dokumenterstellung ein System auf Änderungen in den Empfängerlisten oder Adressänderungen hinweist, wodurch eine häufige Fehlerquelle ausgemerzt und die Sachbearbeiter in ihrer täglichen Arbeit unterstützt werden.

Effizienz und Rechtssicherheit steigern

Das Konzept bildet bereits heute die Basis für eine gesteigerte Effizienz und erhöhte Rechtssicherheit durch die Automatisierung der gesetzlich festgelegten Mitteilungsempfänger gemäss der Mitteilungsverordnung und weiteren kantonalen Vorgaben. Anbieter von Geschäftsverwaltungssoftware erhalten dadurch die Möglichkeit, ihre Applikationen funktional zu erweitern.

Die folgende Grafik zeigt den Einfluss von Daten auf die Ausführbarkeit von Regeln:

Download der Konzepte

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