Mitteilungsverordnungen: Regelbasierte Automatisierung für die Strafjustiz

Ausgangslage: Warum manuelle Mitteilungen an ihre Grenzen stossen

Gemäss der Verordnung über die Mitteilung kantonaler Strafentscheide (SR 312.3) müssen Strafverfolgungsbehörden und Gerichte ihre Urteile, Strafbescheide und Einstellungsverfügungen an definierte Behörden mitteilen. Die Bundesverordnung regelt detailliert, welche Empfänger bei welchen Tatbeständen zu informieren sind — ergänzt durch kantonale und kommunale Bestimmungen.

In der Praxis ist dieser Prozess heute weitgehend manuell: Fallbearbeitende prüfen bei jedem Entscheid, welche Behörden zu informieren sind, welche Datenschutzanforderungen gelten und welche Inhalte anonymisiert werden müssen. Die Regeln sind komplex — sie hängen ab von Tatbestand, Sanktionshöhe, Qualifikationstyp, Wohnort der verurteilten Person und dem Schutzbedarf der Betroffenen.

Die Konsequenzen sind gravierend: Mitteilungen werden verspätet, unvollständig oder an falsche Empfänger versandt. Datenschutzrelevante Informationen gelangen an Stellen, die keinen Anspruch darauf haben. Und wenn sich während der Dokumenterstellung etwas ändert — etwa ein Wechsel der Sanktion, eine Adressmutation oder ein zusätzlicher Beteiligter — werden diese Änderungen im Verteiler häufig nicht nachgeführt.

Für Behörden, die täglich Hunderte von Fällen bearbeiten, ist das manuelle Verfahren nicht nur ineffizient — es gefährdet die Rechtssicherheit und das Vertrauen in die Arbeit der Justiz.

Das Konzept: Mitteilungsregeln als konfigurierbare Systemlogik

Das von der Ehrenreich AG entwickelte Konzept überführt die rechtlichen Vorgaben der Mitteilungsverordnungen in ein strukturiertes, systemgestütztes Regelwerk. Jede Mitteilungsregel wird als Kombination präziser Kriterien definiert: Tatbestandscode (z.B. VOSTRA-Code), Qualifikationstyp, Sanktionshöhe, Empfängertyp und Datenschutzstufe.

Die Regeln sind versioniert und zeitlich begrenzt gültig. Wenn sich Rechtsgrundlagen ändern, wird eine neue Version erstellt — die bisherige bleibt historisiert und auditierbar. Auf jeder ausgelösten Mitteilung ist dokumentiert, welche Regel in welcher Version zur Mitteilung geführt hat. Das schafft die Nachvollziehbarkeit, die im Justizumfeld unverzichtbar ist.

Das Konzept baut bewusst auf der Verwendung von Codes zur Abbildung von Tatbeständen auf — lässt aber die Art der Codes offen. Ob eine Behörde VOSTRA-Codes, BFS-Codes oder eigene kantonale Schlüssel verwendet: Die Systematik funktioniert unabhängig davon. Damit ist sie für alle Kantone einsetzbar, ohne eine Harmonisierung der Codierung vorauszusetzen.

Perspektive der Behörden: Effizienz und Rechtskonformität

Für Staatsanwaltschaften, Gerichte und Justizvollzugsbehörden löst das Konzept ein konkretes Alltagsproblem: die zuverlässige, zeitgerechte und datenschutzkonforme Zustellung von Strafentscheiden. Die automatische Ermittlung der Mitteilungsempfänger auf Basis definierter Regeln ist schneller als jede manuelle Bestimmung — insbesondere bei komplexen Sachverhalten mit vielen Beteiligten und mehreren Empfängerbehörden.

Das System erkennt automatisch, ob eine Mitteilung eine Visierung oder Anonymisierung erfordert — etwa bei geheimen Aufenthaltsorten, besonders schützenswerten Personendaten oder Mitteilungen an nichtstaatliche Stellen wie Versicherungen. Die Fallbearbeitenden werden entlastet, ohne dass die Kontrolle verloren geht: Komplett autonome Mitteilungen sind nur dort vorgesehen, wo alle Datenschutzbedingungen identisch erfüllt sind.

Besonders im Massengeschäft — etwa bei Strassenverkehrsübertretungen — lässt sich ein hoher Automatisierungsgrad erreichen, während für das Individualgeschäft ein halbautomatischer Workflow mit Visierung vorgesehen ist.

Der Mitteilungs-Workflow im Detail

Das Konzept beschreibt einen durchgängigen Workflow, der drei Phasen umfasst:

Phase 1: Zustellung und Rechtsmittelfrist. Nach Erstellung des Entscheids wird die Qualifikation der betroffenen Person zugestellt. Das System generiert parallel eine Rechtsmittelfrist und überwacht den Empfang — bei Einschreiben über die Rückmeldung der Post, bei anderen Zustellarten über definierte Zustellfristen.

Phase 2: Fristablauf und Rechtskraft. Das System prüft automatisch den Fristablauf — unter Berücksichtigung von Wochenenden, Feiertagen und Gerichtsferien auf gemeindespezifischer, kantonaler und nationaler Ebene. Sobald kein Rechtsmittel ergriffen wurde, setzt das System die rechtliche Gültigkeit der Qualifikation und identifiziert die anwendbaren Mitteilungsregeln.

Phase 3: Mitteilungsregeln und Auslösung. Das System identifiziert die Empfänger auf Basis der konfigurierten Regeln. Erfordert eine Mitteilung Visierung oder Anonymisierung, wird die Fallbearbeitung einbezogen. Andernfalls erfolgt die Mitteilung automatisch. Mitteilungen, die keine Datenschutzvoraussetzungen erfüllen, werden unterbunden.

Perspektive der Anwender: Entlastung im Alltag

Für Verfahrensleitende und Kanzleimitarbeitende bedeutet das Konzept eine spürbare Entlastung: Die aufwendige manuelle Bestimmung der Mitteilungsempfänger entfällt. Das System weist auf Änderungen hin — wenn sich während der Dokumenterstellung die Sanktion ändert, eine Adresse mutiert oder ein Beteiligter hinzukommt. Statt nach jedem Entscheid die Mitteilungsverordnung manuell zu konsultieren, übernimmt das System die Prüfung.

Gleichzeitig behält die Fallführung die Kontrolle: Bei sensiblen Fällen ist eine Visierung vorgesehen, bevor die Mitteilung ausgelöst wird. Das System unterstützt — es ersetzt nicht das fachliche Urteil.

Stärken und Grenzen

Die Konzeption bietet klare Vorteile: Schnellerer Versand von Mitteilungen, weniger Fehler durch automatisierte Regelanwendung, Unterstützung mehrerer Regelversionen bei Änderungen der Rechtsgrundlagen, beliebige Kommunikationskanäle und die Unterscheidung zwischen Massen- und Individualgeschäft. Jede Mitteilung ist rückverfolgbar — welche Regel in welcher Version hat zu welchem Versand geführt.

Gleichzeitig benennt das Konzept offen die Herausforderungen: Die initiale Erstellung des Regelwerks erfordert erheblichen Aufwand und tiefes juristisches Wissen. Die Geschäftsverwaltung muss eine gute Systemunterstützung für die Regelkonfiguration bieten. Und Sonderfälle — Todesfälle, Adressmutationen, Minderjährige, die bis zum Empfang volljährig werden — erfordern durchdachte Fallunterscheidungen.

Ausblick: Ein erster Schritt zur «digitalen Transformation»

Die systematische Umsetzung der Mitteilungsverordnungen ist kein isoliertes IT-Projekt — sie ist ein konkreter, praxisnaher Schritt auf dem Weg zur digitalen Transformation der Justiz. Das Konzept zeigt den Softwareanbieterinnen bestehender Geschäftsverwaltungen einen klaren Weg zur funktionalen Erweiterung auf und schafft die Grundlage für automatisierte, medienbruchfreie Prozesse.

Entwickelt wurde das Konzept durch die Ehrenreich AG im Rahmen des Programms HIS-Schweiz (Harmonisierung der Informatik in der Strafjustiz). Es wurde unter Einbezug verschiedener Justizbehörden aus Kantonen und Bund validiert und von Softwareanbieterinnen auf Umsetzbarkeit geprüft — ein Beleg für die analytische Tiefe und das Justiz-Domänenwissen, das die Ehrenreich AG in ihre Projekte einbringt.