eAktenverzeichnis / ePagina

Ausgangslage: Hybride Aktenführung als dauerhafte Realität

Die Aktenführung in der Schweizer Justiz ist durch hybride Bestände geprägt. Dokumente existieren gleichzeitig in Papierform, als PDF, in Fachsystemen oder als externe Referenzen. Diese Parallelität ist kein Übergangszustand — sie ist eine dauerhafte Gegebenheit, die sich durch den föderalen Aufbau der Schweiz noch verstärkt: Jeder Kanton und der Bund haben ein historisch gewachsenes Verständnis der Aktenstruktur und der Paginierung.

Gemäss Art. 100 Abs. 2 StPO sorgt die Verfahrensleitung für die systematische Ablage der Akten und deren fortlaufende Erfassung in einem Verzeichnis. In der Praxis fehlt jedoch ein verbindliches, systemübergreifendes Verständnis davon, was überhaupt Teil einer Akte ist und wie einzelne Inhalte zueinander in Beziehung stehen. Bestehende Systeme fokussieren auf die Ablage und Verwaltung von Dokumenten — nicht aber auf deren kontextuelle Einordnung. Was es braucht, ist eine fundierte Business Analyse, die klärt, wie Inhalte zueinander in Beziehung stehen.

Paginierung heute: Bewährt, aber an ihre Grenzen gestossen

Paginiert und referenziert wird in der Schweizer Justiz seit jeher — das ist nicht das Problem. Verfahrensleitungen und Kanzleien versehen Aktenstücke mit Paginierstempeln, Bleistift oder Kugelschreiber mit fortlaufenden Nummern. Fehler werden mit Tipp-Ex oder Radiergummi korrigiert. In manchen Behörden werden Papierdokumente in einen Drucker gelegt und mittels geeigneter Software bedruckt. Physische Gegenstände erhalten Klebeetiketten. Diese bewährten Methoden funktionieren — solange die Akte rein physisch geführt wird.

Doch sobald Akten hybrid geführt werden, stossen diese manuellen Verfahren an ihre Grenzen. Dokumente existieren parallel in Papierform und als PDF, Versionen divergieren, und die tatsächliche Zusammensetzung einer Akte wird zunehmend schwer nachvollziehbar. Besonders kritisch wird es bei nachträglichen Änderungen: Mutationen von Adressen, inhaltliche Anpassungen im Verfahren oder die Übernahme von Aktenstücken zwischen Behörden erzeugen ein Spannungsfeld zwischen dokumentiertem Inhalt und aktuellem Systemstand.

Das Kernproblem ist dabei nicht die fehlende Paginierung, sondern die fehlende Maschinenlesbarkeit. Ein handgeschriebener Paginierstempel ist für den Menschen lesbar — aber kein System kann ihn automatisch verarbeiten, zuordnen oder verifizieren. Genau hier setzt ePagina an: Sie überführt die bestehende, bewährte Praxis der Paginierung in ein Konstrukt, das sowohl für den Menschen sichtbar und verständlich als auch für den Computer lesbar ist.

Für Justizbehörden bedeutet das eine direkte Entlastung. Verfahrensleitungen und Kanzleien erstellen Aktenverzeichnisse und Paginierungen bisher häufig manuell, oft als Hilfsdokumente ausserhalb der Geschäftsverwaltung. Bei Strafverfolgungsbehörden, die zahlenmässig wesentlich mehr Akten führen als nachgelagerte Gerichte, wird dieser Aufwand zum ernsthaften Engpass. Mit ePagina lässt sich die Paginierung applikationsgestützt erzeugen und das Aktenverzeichnis automatisch erstellen.

Für professionelle Dritte — Rechtsvertretungen, Gutachterinnen, nachgelagerte Instanzen — erschwert die heutige Uneinheitlichkeit die Arbeit mit Akten. Wenn jede Behörde anders paginiert und strukturiert, wird die Referenzierung einzelner Aktenstücke oder Seiten in Schriftsätzen zu einer fehleranfälligen Angelegenheit. Bei der Akteneinsicht muss zudem gewährleistet sein, dass die freigegebene Teilmenge der Akte keine Rückschlüsse auf zurückgehaltene Dokumente zulässt — etwa aus ermittlungstaktischen Gründen. ePagina bietet hierfür unterschiedliche Varianten der Dokumentkennzahl, die genau das sicherstellen.

Für Bürgerinnen und Bürger steht das Vertrauen in ein faires Verfahren auf dem Spiel. Wenn Akten nicht vollständig nachvollziehbar sind, leidet die Transparenz. Die Möglichkeit, ein bestimmtes Dokument oder eine bestimmte Seite eindeutig zu zitieren, ist eine Grundvoraussetzung für die Wahrnehmung von Verfahrensrechten — und genau das ermöglicht der maschinenlesbare Identifikator der ePagina behördenübergreifend und einheitlich.

Von der manuellen Paginierung zur maschinenlesbaren Referenzierung

ePagina ersetzt den Paginierstempel nicht — sie erweitert ihn. Die Akte wird weiterhin als strukturierte Gesamtheit von Aktenstücken verstanden. Doch anstatt Dokumente nur physisch zu nummerieren, versieht ePagina jedes Aktenstück mit einem Identifikator, der sowohl für den Menschen lesbar als auch maschinell verarbeitbar ist. Dokumente verbleiben an ihrem Ursprung und werden gleichzeitig in einen konsistenten Zusammenhang gebracht.

Die Systematik basiert auf einem klaren Grundgedanken: Durch die Kombination von Metadaten der elektronischen Akte und der Metadaten ihrer Aktenstücke wird ein eindeutiger Identifikator erzeugt. Dieser Identifikator setzt sich aus einem internen Kontext (eindeutige Identifikation eines Aktenstücks innerhalb einer Akte), einem externen Kontext (Behördenkennzeichen und Aktennummer) und einer optionalen Pagina (fortlaufende Seitennummerierung) zusammen.

Konkret wird die ePagina als QR-Code und als fachlich lesbarer Textblock auf jedes Aktenstück angebracht — egal ob elektronisch als PDF-Ebene, physisch als Aufdruck oder als Klebeetikette. Der QR-Code codiert sämtliche Metadaten und ermöglicht die maschinelle Weiterverarbeitung. Die fachliche Sicht zeigt Behördenkennzeichen, Aktennummer, Aktenordnung, Dokumentkennzahl und Bezeichnung in einer für Menschen lesbaren Form.

Unabhängig von Systemen und Aktenplänen

Bestehende Fachapplikationen und Dokumentenmanagementsysteme bleiben zentrale Bestandteile der IT-Landschaft. ePagina ersetzt diese nicht, sondern ergänzt sie um eine übergeordnete Referenzstruktur. Informationen werden unabhängig von ihrem Speicherort eindeutig identifiziert, verknüpft und nachvollzogen. Bestehende Systeme werden so nicht isoliert betrieben, sondern in einen gemeinsamen Kontext eingebettet.

Dabei respektiert die Systematik den Föderalismus: Jede Behörde kann ihren bestehenden Aktenplan weiterhin verwenden und selbst bestimmen, wie sie die Systematik einsetzt. Es wird keine schweizweite Harmonisierung der Aktenstruktur angestrebt. Die Gestaltung der fachlichen Sicht — also welche Metadaten wie dargestellt werden — ist pro Behörde konfigurierbar. Das senkt die Einstiegshürden erheblich, weil sich Mitarbeitende in ihrer gewohnten Arbeitsweise wiederfinden.

Mehr als ein Verzeichnis

Ein eAktenverzeichnis ist kein statisches Inhaltsverzeichnis. Es ist ein dynamisches Abbild der tatsächlichen Aktenstruktur, das sich aus den referenzierten Elementen ergibt und auch dann stabil bleibt, wenn sich Inhalte oder Speicherorte verändern. Die Akte wird zu einer eigenständigen, systemunabhängigen Entität, deren Zusammensetzung jederzeit nachvollziehbar ist.

Werden Aktenstücke einer anderen Behörde übernommen, können bei Bedarf Metadaten aus der vorhandenen ePagina für die eigene Aktenführung übernommen werden. So lässt sich der ursprüngliche Herausgeber eines Aktenstücks jederzeit nachvollziehen — eine wesentliche Voraussetzung für den behördenübergreifenden Rechtsverkehr.

Stärken der Systematik

Das von HIS-Schweiz in Auftrag gegebene Konzept wurde unter Einbezug verschiedenster Justizbehörden aus Kantonen und Bund entwickelt und von relevanten Softwareanbieterinnen geprüft. Die wichtigsten Vorteile im Überblick:

Die ePagina-Systematik stellt eine einheitliche Anforderung dar, die von Softwareanbieterinnen behördenübergreifend umgesetzt werden kann — bei gleichzeitiger Beibehaltung individueller Aktenpläne. Sie ist rasch realisierbar, weil sie sich in bestehende Applikationen integrieren lässt oder als eigenständige App bereitgestellt werden kann. Die Arbeitserleichterung ist unmittelbar: Kanzleien und Verfahrensleitungen können sowohl elektronische als auch physische Aktenstücke mit einem Identifikator versehen und jederzeit ein Aktenverzeichnis erstellen. Durch die Verfügbarkeit der Metadaten ist die Systematik zudem ein Wegbereiter für den obligatorischen elektronischen Rechtsverkehr und zukünftige Anwendungsfälle im Kontext von Justitia 4.0.

Relevanz: Langfristig, aber nicht für immer

ePagina ist kein Selbstzweck. Ihre Relevanz ist direkt an die hybride Aktenführung geknüpft — und diese wird die Schweizer Justiz noch viele Jahre begleiten. Der Übergang von der papierbasierten zur vollständig elektronischen Aktenführung ist ein Prozess, der in den Kantonen und beim Bund unterschiedlich weit fortgeschritten ist. Solange Akten hybrid geführt werden, braucht es ein System, das beide Welten verbindet. Je mehr die rein elektronische Aktenführung zur Norm wird, desto mehr wird ePagina in den Hintergrund treten — aber bis dahin schliesst sie eine Lücke, die mit manuellen Methoden allein nicht mehr sinnvoll zu überbrücken ist.

Bedeutung für die digitale Transformation der Justiz

Die Digitalisierung der Justiz erfordert mehr als elektronische Dokumente. Sie setzt voraus, dass Informationen konsistent strukturiert und eindeutig referenziert werden können. Ohne eine solche Grundlage entstehen neue Inkonsistenzen anstelle einer echten Verbesserung.

ePagina adressiert diese strukturelle Voraussetzung und schafft die Basis für durchgängige digitale Prozesse — ein zentraler Baustein der digitalen Transformation in der Justiz. Es ermöglicht eine Aktenführung, die nicht von einzelnen Systemen abhängt, sondern übergreifend funktioniert — als Brücke zwischen der heutigen hybriden Realität und einer vollständig elektronischen Zukunft.

Fazit

ePagina überführt die bewährte Praxis der Paginierung in die digitale Welt. Sie macht die hybride Akte nicht überflüssig, aber beherrschbar. Es entsteht eine konsistente, nachvollziehbare und systemübergreifende Aktenstruktur, die den Anforderungen einer modernen, digitalen Justiz gerecht wird — und gleichzeitig allen Beteiligten dient: den Behörden, den professionellen Dritten und den Bürgerinnen und Bürgern.