Die Digitalisierung der Justiz verfolgt das Ziel, Aktenführung und Arbeitsabläufe durchgehend elektronisch abzubilden. In der praktischen Umsetzung zeigt sich jedoch, dass die elektronische Akte häufig weiterhin auf Strukturen basiert, die aus der analogen Welt übernommen wurden. Dokumente werden erstellt, abgelegt und verwaltet, doch ihre eindeutige Zuordnung innerhalb einer Akte sowie über Systemgrenzen hinweg ist nicht durchgehend gewährleistet.
Gerade im Zusammenspiel von elektronischen Dokumenten, strukturierten Daten und physischen Aktenbestandteilen entsteht eine Situation, in der die Akte zwar vorhanden ist, ihre Bestandteile jedoch nicht in jedem Fall eindeutig referenziert werden können. Diese Problematik tritt insbesondere in hybriden Umgebungen auf, in denen digitale und physische Elemente gleichzeitig Teil derselben Akte sind.
Ausgangspunkt: Die fehlende eindeutige Referenz
Das Konzept des eAktenverzeichnisses / ePagina setzt genau an dieser Stelle an. Ausgangspunkt ist die Feststellung, dass bestehende Systeme Aktenstücke zwar verwalten, jedoch keine durchgehende, systemunabhängige Referenzierung sicherstellen.
Ein Aktenstück ist heute in der Regel über seinen Inhalt, seinen Speicherort oder seine Einordnung in ein System auffindbar. Diese Formen der Zuordnung sind jedoch nicht stabil, sobald sich Rahmenbedingungen ändern – etwa durch Systemwechsel, Migrationen, Teilakteneinsichten oder die Einbindung physischer Dokumente.
Das Konzept formuliert daher einen anderen Ansatz: Ein Aktenstück wird nicht über seinen Inhalt oder seine Ablage definiert, sondern über einen eindeutigen Identifikator.
Dieser Identifikator wird aus den Metadaten der elektronischen Akte und des Aktenstücks gebildet und ermöglicht eine Referenzierung, die unabhängig vom konkreten Dokument oder dessen Darstellung ist.
Aufbau der Referenzstruktur
Die Identifikation eines Aktenstücks erfolgt über einen strukturierten Kontext, der sowohl die interne Position innerhalb einer Akte als auch den übergeordneten Bezug zur aktenführenden Behörde berücksichtigt.
Der interne Kontext beschreibt die eindeutige Position eines Aktenstücks innerhalb einer Akte. Für eine Referenzierung über System- oder Behördengrenzen hinweg wird dieser durch einen externen Kontext ergänzt, der die Identität der Behörde und der Akte selbst umfasst. Optional kann diese Referenz durch eine Pagina erweitert werden, welche die fortlaufende Nummerierung der Seiten eines Aktenstücks abbildet.
Damit entsteht ein vollständiger Identifikator, der ein Aktenstück eindeutig beschreibt – unabhängig davon, in welchem System es geführt wird oder in welcher Form es vorliegt.
Die hybride Akte als Regelfall
Ein zentrales Element des Konzepts ist die explizite Berücksichtigung hybrider Aktenführung. Die elektronische Akte besteht nicht ausschliesslich aus digitalen Dokumenten. Sie umfasst ebenso physische Dokumente oder Gegenstände, die nicht oder nicht vollständig digitalisiert sind.
Das Konzept trägt diesem Umstand Rechnung, indem es vorsieht, dass ein Aktenstück auch als Platzhalter für physische Inhalte fungieren kann. Auf diese Weise werden auch nicht-digitale Bestandteile in die Systematik der Akte eingebunden und eindeutig referenzierbar gemacht.
Diese Einbindung ist entscheidend, da ohne eine solche Referenzierung physische Bestandteile ausserhalb der eigentlichen Aktenlogik verbleiben würden. Die Akte wäre in diesem Fall nicht vollständig beschreibbar.
Metadaten als tragendes Element
Die eindeutige Referenzierung basiert auf einer konsistenten Verwendung von Metadaten. Die elektronische Akte besteht aus einer Aktenhülle, welche die relevanten Metadaten enthält, und dem Akteninhalt, der die einzelnen Aktenstücke umfasst.
Für die Identifikation der Akte sind insbesondere jene Metadaten entscheidend, die in Kombination eine eindeutige Zuordnung ermöglichen, etwa das Behördenkennzeichen und die Aktennummer. Aufbauend darauf werden die einzelnen Aktenstücke mit eigenen Identifikatoren versehen, wie etwa einer global eindeutigen ID oder einer innerhalb der Akte eindeutigen Dokumentkennzahl.
Diese Struktur stellt sicher, dass jedes Element der Akte eindeutig beschrieben und referenziert werden kann.
Funktion der ePagina
Die ePagina ergänzt die technische Referenzstruktur um eine fachliche und sichtbare Ebene. Sie ermöglicht es, die Identifikatoren und die Struktur der Akte in einer Form darzustellen, die sowohl in elektronischen als auch in physischen Kontexten nutzbar ist.
Durch die Paginierung wird ein Aktenstück in seiner internen Struktur nachvollziehbar, während gleichzeitig die Verbindung zum übergeordneten Identifikator erhalten bleibt. Die ePagina kann dabei sowohl auf elektronischen Dokumenten als auch auf physischen Aktenstücken oder deren Platzhaltern angebracht werden.
Damit entsteht eine durchgängige Verbindung zwischen der logischen Struktur der Akte und ihrer praktischen Nutzung im Verfahren.
Konsequenzen für die Aktenführung
Die Einführung einer solchen Referenzstruktur führt zu einer grundlegenden Veränderung der Aktenführung. Aktenstücke sind nicht mehr lediglich Bestandteile einer Sammlung von Dokumenten, sondern klar definierte Elemente innerhalb eines strukturierten Systems.
Diese Struktur ermöglicht es, Akten unabhängig von ihrer konkreten Ausprägung konsistent zu führen. Sie schafft die Voraussetzung dafür, dass auch bei Teilakteneinsichten, bei behördenübergreifenden Prozessen oder bei Systemwechseln die Integrität der Akte gewahrt bleibt.
Insbesondere wird sichergestellt, dass die Zugehörigkeit und Vollständigkeit von Aktenstücken jederzeit nachvollziehbar ist – ein Aspekt, der sowohl für die Verfahrensführung als auch für die Rechtssicherheit von zentraler Bedeutung ist.
Schlussfolgerung
Das eAktenverzeichnis / ePagina adressiert eine grundlegende Voraussetzung der digitalen Aktenführung: die eindeutige Referenzierbarkeit von Akten und ihren Bestandteilen.
Die elektronische Akte wird damit nicht nur digital abgebildet, sondern strukturell definiert. Erst durch diese Struktur entsteht eine Akte, die über Systeme hinweg konsistent, nachvollziehbar und rechtlich belastbar ist.
Die Digitalisierung der Justiz erfordert daher nicht allein elektronische Dokumente, sondern eine klare Systematik ihrer Referenzierung. Das eAktenverzeichnis / ePagina liefert hierfür die konzeptionelle Grundlage.
Das vollständige Konzept zum eAktenverzeichnis / ePagina finden Sie auf unserer Konzeptseite.
