Microsoft Copilot beim Schweizerischen Nationalfonds: Rollout für 340 Mitarbeitende

Referenzprojekt | Schweizerischer Nationalfonds (SNF) | 2025–2026

Der Schweizerische Nationalfonds (SNF) — die wichtigste Schweizer Institution zur Förderung der Grundlagenforschung — entschied sich 2025, Microsoft Copilot für die gesamte Organisation einzuführen. Das Vorhaben ging dabei bewusst über eine reine Technologie-Einführung hinaus: Es sollte ein Change-Projekt werden, das ca. 340 Mitarbeitende befähigt, KI-gestützte Werkzeuge sicher, effizient, bedarfsgerecht und im Einklang mit den organisatorischen Werten zu nutzen.

Ausgangslage

Die zentrale Herausforderung lag nicht in der Technik, sondern im Umgang mit den Veränderungen durch den Einsatz von KI-Services. Wie geht man mit einer KI um? Wie werden die Anforderungen bezüglich der Nachvollziehbarkeit der Ergebnisse sichergestellt? Wo liegen die Grenzen? Und wie stellt man sicher, dass Datenschutz und Compliance gewahrt bleiben? Der SNF suchte einen erfahrenen Partner, der diese Fragen strukturiert adressiert und den Change-Prozess von der Initialisierung bis zur Überführung in den Regelbetrieb begleitet.

Mandat und Rolle

Ehrenreich übernahm die Doppelrolle als Projektleiter und Scrum Master. Damit verantworteten wir sowohl die Projektgovernance — Reporting, Ressourcenmanagement, operatives Risikomanagement — als auch die agile Steuerung im Scrum-Framework, das in das übergeordnete SAFe-Umfeld des SNF eingebettet war.

Die enge Zusammenarbeit mit dem Product Owner des Kunden erfolgte im Peer-Prinzip: auf Augenhöhe, mit klarer Rollenverteilung und gemeinsamer Verantwortung für das Projektergebnis.

Phase 1: Grundlagen und Erwartungsmanagement

Vor dem eigentlichen Rollout galt es, die Entscheidungsgrundlage für die Geschäftsleitung zu erarbeiten. In enger Abstimmung mit dem Product Owner, dem Business Owner und der Kommunikationsabteilung des SNF definierten wir Anforderungen, Ziele und Rahmenbedingungen.

Ein zentraler Aspekt dieser Phase war das Erwartungsmanagement. Wir adressierten drei Dimensionen systematisch:

• Kulturelle Aspekte: Akzeptanz, Veränderungsbereitschaft und Vorbehalte gegenüber KI — insbesondere die Frage, was Copilot kann und was nicht.
• Datenschutz: Transparenz über Datenflüsse, klare Richtlinien für den Umgang mit sensiblen Informationen, Einhaltung gesetzlicher Vorgaben.
• IT-Sicherheit: Zugriffsschutz und Sicherheitsstandards für die KI-Nutzung.

Parallel planten wir gemeinsam im Projektteam mit dem HR die Change-Management-Aktivitäten und stimmten uns mit dem User-Adoption-Experten des SNF ab. Das Ergebnis: ein Projektauftrag, den die Geschäftsleitung im Juni 2025 genehmigte.

Phase 2: Umsetzung und Befähigung

Nach der Genehmigung begannen wir mit dem eigentlichen Rollout. Als Scrum Master begleiteten wir den Product Owner und die Stakeholder eng durch den iterativen Umsetzungsprozess.

Die Umsetzung umfasste mehrere parallele Stränge:

• Schulung und Befähigung: Koordination und Durchführung von Trainings für alle Lizenznehmer. Sämtliche Schulungen wurden aufgezeichnet und stehen als Video für neue Mitarbeitende oder zur eigenständigen Wiederholung zur Verfügung.
• Proaktive Kommunikation: Regelmässige, zielgruppenorientierte Kommunikation zur Vermeidung von Halbwahrheiten und Unsicherheiten — ein entscheidender Erfolgsfaktor im gesamten Projekt.
• Feedback-Integration: Pulsbefragungen und strukturierte Rückmeldungen zur kontinuierlichen Verbesserung des Rollouts und zur Mitigation der Risiken.
• Governance: Sicherstellung der Richtlinien des Projektportfoliomanagements sowie geltenden internen Vorgaben.

Eine KI-Gruppe erarbeitete AI-Guidelines, die vom Copilot-Kernteam geprüft und freigegeben wurden — die Grundlage für eine sichere und compliance-konforme Nutzung im gesamten SNF.

Stakeholder-Einbindung als Erfolgsfaktor

Den Change-Prozess gestalteten wir bewusst als Top-Down-Initiative. Die Führungskräfte begleiteten die Veränderung aktiv und trugen sie in ihre Teams. Dafür etablierten wir drei Gremien, die das Projekt aus unterschiedlichen Perspektiven stützten:

• Leadership Coalition: Lieferte wichtige strategische Impulse und sicherte die Verankerung in den Führungsebenen.
• Stakeholder Group: Brachte operative Anforderungen und fachliche Perspektiven ein.
• Community: Sammelte Erfahrungen aus dem Arbeitsalltag und förderte den Austausch unter den Nutzenden.

Alle drei Stakeholdergruppen lieferten wertvolle Inputs und trugen massgeblich zum Projektergebnis bei.

Ergebnisse

Das Projekt wurde erfolgreich umgesetzt und Copilot erfolgreich in den Regelbetrieb überführt.

• 100 % Basisschulung abgeschlossen: Alle Lizenznehmer haben die Grundlagenschulung durchlaufen.
• 70 % tägliche Nutzung: Sieben von zehn Mitarbeitenden nutzen Copilot im Arbeitsalltag.
• Effizienzgewinne bei Routineaufgaben: Mitarbeitende berichten von spürbarer Entlastung bei wiederkehrenden Tätigkeiten.
• Sichere Integration: Die compliancekonforme Einbettung in die bestehende IT-Landschaft ist erfolgt.
• Positive Resonanz: Mitarbeitende schätzen die Begleitung, das Training und die transparente Kommunikation im Projekt.

Lessons Learned

• Kommunikation entscheidet: Die regelmässige, zielgruppenorientierte Kommunikation war der wichtigste Erfolgsfaktor. Unterschiedliche Stakeholder-Gruppen brauchen unterschiedliche Botschaften zur richtigen Zeit.
• Videos statt Wiederholung: Die Aufzeichnung der Trainings reduziert den laufenden Schulungsaufwand erheblich und ermöglicht neuen Mitarbeitenden den eigenständigen Einstieg.
• Risikomanagement als einer der zentralen Eckpfeiler für den Projekterfolg: Durch das proaktive Risikomanagement während der gesamten Projektlaufzeit konnten die Weichen für eine erfolgreiche Einführung von Copilot massgeblich gestellt werden.
• Schulungen praxisnah gestalten: Die Trainings wurden aufgeteilt in eine Grundlagenschulung und einen individuellen Block, wo auf spezifische Bedürfnisse von Stakeholdergruppen eingegangen werden konnte. Diese Trennung ist sinnvoll und notwendig. Für die weiterführenden Schulungen soll dieser Modus beibehalten werden.

Was Ehrenreich beigetragen hat

Wir haben die Rahmenbedingungen für den Change geschaffen und die Veränderung aktiv gefördert. Der Fokus lag auf der User Adoption: Kritische Stimmen einfangen, Unsicherheiten adressieren, Führungskräfte einbinden. Konkret bedeutete das:

• Projektleitung und agile Steuerung (Scrum in SAFe) aus einer Hand
• Aufbau des Erwartungsmanagements als Fundament für Akzeptanz
• Etablierung der Leadership Coalition, Stakeholder Group und Community
• Sicherstellung, dass die Führungskräfte abgeholt sind und die einzelnen Projektaktivitäten unterstützt wurden
• Begleitung von der Initialisierung bis zur Überführung in den Regelbetrieb

Verwandte Leistungen

Dieses Projekt vereint mehrere Kompetenzen, die wir als eigenständige Leistungen anbieten:

• Projektmanagement — Hybride Steuerung (klassisch + agil), Governance, Risikomanagement
• Digitale Transformation — Change-Management, KI-Einführung, Erwartungsmanagement
• Schulungen — Konzeption und Durchführung von Trainings, User Adoption